Le processus d’accueil et de réception en personne comporte trois étapes; La première consiste à établir un premier contact et à sélectionner les invités potentiels. La deuxième consiste à fournir de l’aide lorsque les gens en ont le plus besoin, que ce soit par des directives ou des conseils. La troisième étape est enfin de quitter la scène. Le processus de réponse aux appels téléphoniques est connu sous le nom de « réception ». Lorsque la demande d’un appelant ne relève pas de la compétence d’une équipe ou d’un employé particulier, elle est automatiquement acheminée vers la personne ou le service approprié. Ainsi, connaître la structure organisationnelle de l’entreprise et les rôles et identités des différents collaborateurs est crucial pour bien diriger les pommes entrantes. Le responsable de la réception peut également prendre lui-même les appels si nécessaire.
Le titulaire du baccalauréat exerce également les fonctions de responsable de l’accueil, telles que la mise en place de son espace de travail et la vérification du vol de personne ou de quoi que ce soit. Il met en place un système de suivi de ses activités de réception afin de créer des méthodes d’analyse quantitative et qualitative.
Enfin, le titulaire du baccalauréat contribue à maintenir la stabilité, la continuité et l’exigence du service d’accueil. Pour les questions de mécontentement, il les dissèque jusqu’à leurs composantes avant de proposer des solutions.
Dans le cadre de son travail, il doit promouvoir les offres commerciales de son employeur. Dans ce cas, il doit être en mesure d’identifier les besoins des clients, de présenter et de vendre une variété de services, d’aider à l’élaboration de stratégies de marketing et d’effectuer un suivi auprès des clients. S’il veut garder ses clients heureux, il doit être là pour eux après la vente.
Le titulaire tient des bases de données qu’il met régulièrement à jour afin de mener à bien ces différentes activités.
Il pourrait être tenu responsable si l’information était communiquée à ses supérieurs.
En plus d’accueillir les visiteurs et de livrer leur courrier, il s’occupe également des tâches administratives telles que la répartition des ressources internes (telles que le prêt de matériel ou l’attribution des chambres) et la fourniture de services externes. L’approvisionnement et la gestion des machines mineures peuvent également relever de sa compétence.